คุณสมบัตินี้มีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูล
โดยช่วยให้สามารถเชื่อมต่อระหว่าง แม่แบบรายงาน (Report Templates) และ Master data integration ได้อย่างราบรื่น
ระบบจะดึงค่าจาก master data ที่เกี่ยวข้องมาแสดงโดยอัตโนมัติ เพียงป้อน Primary key ลงในเซลล์ภายในรายงาน
・การเตรียมการสำหรับ Master data integration
・การกรอกข้อมูลอัตโนมัติโดยใช้ Primary key ระหว่างการสร้าง Custom Report
・เกี่ยวกับการอัปเดต (Reloading) Master data
การเตรียมการสำหรับ Master data integration
ในการใช้งานฟังก์ชัน Master data integration จำเป็นต้องเตรียมการดังต่อไปนี้
เมื่อดำเนินการทั้งสองส่วนนี้เสร็จแล้ว
ผู้ใช้สามารถให้ระบบกรอกค่าข้อมูลจาก master data ได้โดยอัตโนมัติใน Custom Report เพียงกรอก Primary key ระหว่างการป้อนข้อมูล
1.การลงทะเบียน Master data
เลือก Report Settings จากเมนูการตั้งค่า
จากแท็บเมนู ให้เลือก Master data จากนั้นคลิก [Register Master Data]
ลากและวางไฟล์ Excel (หรือเลือกไฟล์) เพื่อดำเนินการลงทะเบียนให้เสร็จสมบูรณ์
เมื่อการลงทะเบียนสำเร็จ ข้อมูล Master data ที่ลงทะเบียนไว้จะแสดงในหน้ารายการ
[กฎการสร้าง Master Data]
・รูปแบบไฟล์ต้องเป็น .xlsx (ไฟล์ Excel)
・กรอกชื่อฟิลด์ในแถวแรก (ดูกรอบสีน้ำเงินในภาพ)
・กรอกค่า Primary key ที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ A (ดูกรอบสีแดงในภาพ)
・กรอก Data item ที่สอดคล้องกับแต่ละ Primary key ตั้งแต่คอลัมน์ B เป็นต้นไป
・ใช้เพียงหนึ่งชีตในไฟล์ Excel
(ไฟล์ที่มีหลายชีตจะไม่สามารถลงทะเบียนได้)
・ข้อมูลที่มีมากกว่า 750 คอลัมน์จะไม่สามารถลงทะเบียนได้
・ไม่สามารถลงทะเบียนข้อมูลที่มีมากกว่า 7,500 แถวได้
・ชื่อฟิลด์ต้องไม่ซ้ำกัน
・ห้ามเว้นช่องว่างในแถวชื่อฟิลด์ (แถวแรก)
กรอบสีแดง: Primary Key
(เมื่อสร้าง Custom Report, ผู้ใช้สามารถเลือก Primary key ใดก็ได้ และค่าที่เกี่ยวข้องจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ)
ตัวอย่าง: เมื่อผู้ใช้เลือก “EQ001” ค่า “High-Pressure Washer A” และ “Factory 1” ในแถวเดียวกันจะถูกกรอกอัตโนมัติ
กรอบสีน้ำเงิน: ชื่อฟิลด์ที่สอดคล้องกับค่าของแต่ละคอลัมน์
2. การลงทะเบียน Master data integration ในหน้าการตั้งค่าแม่แบบรายงาน (Report Template)
(การกำหนด Primary key และ Data item)
ในหน้าการตั้งค่า แม่แบบรายงาน (Report Template) ให้เลือกเซลล์ แล้วเลือก Master data integration จากตัวเลือก Input Type
หมายเหตุ: หากเลือกหลายเซลล์พร้อมกัน จะไม่สามารถตั้งค่า Master data integration ได้
จากนั้นเลือก Master data ที่ต้องการเชื่อมโยงจากรายการ Master data list
เกี่ยวกับการกำหนด Primary Key โดยอัตโนมัติ
เมื่อเลือก Master Data, ระบบจะกำหนดเซลล์ (Primary key) ที่ใช้ระบุข้อมูลแบบไม่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ
หากต้องการเปลี่ยน Primary key ที่กำหนดไว้ ให้เลือกเซลล์อื่นแทน
หมายเหตุการใช้งาน:
โดยปกติ เมื่อกำลังลงทะเบียนรายการข้อมูล หากคลิกเซลล์อื่น หน้าจอจะเปลี่ยนไปยังหน้าลงทะเบียน (หรือแก้ไข) ของเซลล์นั้น
แต่เมื่อเชื่อมต่อกับ Master data การคลิกเซลล์อื่นระหว่างที่เชื่อมต่ออยู่จะไม่เข้าสู่โหมดกรอกข้อมูล แต่จะเปลี่ยนเซลล์ที่ถูกกำหนดเป็น Primary key แทน
หากต้องการยกเลิกการเชื่อมต่อ Master data ให้เลือกประเภทข้อมูลอื่น หรือคลิก [ยกเลิก]
Primary Key คืออะไร
Primary key คือเซลล์ที่ใช้ระบุข้อมูลเฉพาะเมื่อต้องการสร้าง Custom Report
ตัวอย่างเช่น หากตั้งค่า Work ID หรือ Employee Number ซึ่งไม่ซ้ำกันเป็น Primary key
คุณสามารถสร้างรายงานหรือเลือกตัวเลือกการกรอกข้อมูลโดยอ้างอิงจากค่านั้นได้
เมื่อสร้างรายงาน จะมีการเลือกค่าผ่านเซลล์ที่ลงทะเบียนเป็น Primary key ซึ่งจะทำให้ระบบดึงข้อมูลที่ถูกต้องมาแสดงในรายงานได้อย่างแม่นยำ
เกี่ยวกับการกำหนด Data Item
จากนั้นให้ลงทะเบียน Data item ในส่วน Assign Data Item ภายใต้ Set up assignment
[วิธีการใช้ Data Item Assignment Settings]
เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดง Data item
เมื่อเลือกเซลล์แล้ว จะมีหน้าต่าง (dialog) แสดงขึ้นมา ให้เลือกชื่อรายการที่ต้องการจากรายการ Master data list
เซลล์ที่ได้รับการกำหนด Data item แล้ว สามารถดูได้ในรูปแบบรายการจากแถบด้านขวาของหน้าจอ
นอกจากนี้ Data item ยังสามารถกำหนดให้กับช่องกรอกข้อมูลในชีตอื่นได้ด้วย
เมื่อกำหนด Data item เสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม [Finish setup]
สุดท้ายให้คลิก [Save] เพื่อบันทึกและเสร็จสิ้นการตั้งค่า
3. การกรอกข้อมูลอัตโนมัติโดยใช้ Primary Key ระหว่างการสร้างรายงาน
เมื่อสร้าง Custom Report, ผู้ใช้สามารถเลือก Primary key เพื่อให้ระบบกรอก Data item ที่เชื่อมโยงกับคีย์นั้นโดยอัตโนมัติ
เซลล์ที่มีการลงทะเบียน Primary key และ Data item สามารถดูได้โดยตรงจากรายงาน
เมื่อเลือก Primary key, Data item จะถูกกรอกอัตโนมัติ
การตั้งค่า Master data integration และการทำงานในรายงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว
การอัปเดต (Reloading) Master Data
เมื่อค่าของ Master data มีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถรีเฟรชข้อมูลที่ลงทะเบียนไว้เพื่ออัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุดได้
หมายเหตุเกี่ยวกับการอัปเดต (Reloading) Master Data
การอัปเดต Master data จะมีผลเฉพาะเมื่อค่าข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น
กรุณาระมัดระวังประเด็นต่อไปนี้เมื่อทำการ Reload ข้อมูล
หมายเหตุในการ Reload Master Data
・สามารถอัปเดตได้เฉพาะค่าข้อมูลเท่านั้น (ดูกรอบสีน้ำเงินในภาพ)
・ห้ามเปลี่ยนชื่อรายการ (ดูกรอบสีแดงในภาพ)
・ห้ามเพิ่มหรือลบคอลัมน์
・ใช้เพียงหนึ่งชีตในไฟล์ Excel
(ไฟล์ที่มีหลายชีตจะไม่สามารถลงทะเบียนได้)
[พฤติกรรมเมื่อรายงานยังใช้ Master Data เวอร์ชันก่อนหน้า]
หากรายงานมีข้อมูลที่ดึงจาก Master data เวอร์ชันก่อนหน้าแล้ว
ระบบจะไม่อัปเดตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ
หากต้องการให้ข้อมูลอัปเดตใหม่แสดงผล ให้เปิดรายงานในโหมด Edit และเลือก Primary key อีกครั้ง