จุดที่ควรตรวจสอบใน Excel
ในการใช้งานรายงาน KANNA คุณจำเป็นต้องอัปโหลดฟอร์ม Excel ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเข้าสู่ KANNA
จากนั้นจึงตั้งค่ารายการกรอกข้อมูลและการตั้งค่าอื่น ๆ ภายในระบบ KANNA
เพื่อให้การสร้างเทมเพลตรายงานเป็นไปอย่างราบรื่น กรุณาตรวจสอบรูปแบบของ Excel และวิธีการกรอกข้อมูลล่วงหน้าตามเช็กลิสต์ด้านล่าง
*กรุณา คลิกที่นี่ เพื่อดูวิธีการตั้งค่าฟอร์มหลังจากอัปโหลด Excel ไปยัง KANNA
・ข้อมูล Excel ต้นฉบับ → หน้ารายงานใน KANNA
(2) การตั้งค่าการแสดงผลของข้อมูลที่กรอก
(6) ความกว้าง / ความสูงของเซลล์
(7) การตั้งค่าเซลล์ที่ซ่อนอยู่
(1) การรวมเซลล์
ระบบ KANNA ไม่รองรับการรวมเซลล์ภายในระบบ หากคุณต้องการกรอกข้อมูลที่กินพื้นที่ข้ามหลายเซลล์ กรุณาทำการรวมเซลล์ในไฟล์ Excel ก่อนที่จะอัปโหลดเข้าสู่ KANNA
・กรณีที่ไม่ได้รวมเซลล์ไว้ใน Excel
ไฟล์ Excel → สร้างแบบฟอร์ม
・ในกรณีที่มีการรวมเซลล์ใน Excel
ไฟล์ Excel → สร้างรายงาน
(2) การตั้งค่าการแสดงผลของข้อมูลที่กรอก
หากคุณอัปโหลดข้อมูลเข้าสู่ KANNA โดยใช้รูปแบบการแสดงผลที่ตั้งค่าไว้ในเมนู Home ของ Excel
อาจทำให้ข้อมูลนั้นแสดงผลแตกต่างจากต้นฉบับเมื่อแสดงใน KANNA
ดังนั้น ก่อนอัปโหลดข้อมูลเข้าสู่ KANNA
กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าการแสดงผลใน Excel ได้ถูกตั้งไว้เป็น [Standard] (มาตรฐาน) แล้ว
นอกจากนี้ กรุณาใช้ ฟังก์ชันวันที่ (Date function) ในการกำหนดฟิลด์สำหรับกรอกวันที่ในเทมเพลตของฟอร์มด้วย
สำหรับรายละเอียดวิธีการตั้งค่าฟิลด์ข้อมูลที่กรอกได้ กรุณา คลิกที่นี่
ตัวอย่าง: หากคุณเลือกใช้ [รูปแบบวันที่] ใน Excel แล้วกรอกวันที่ไว้ (หน้าที่หนึ่ง)
วันที่นั้นอาจแสดงผลแตกต่างกันเมื่อแสดงใน KANNA (หน้าที่สอง)
(3) ขนาดฟอนต์
หากขนาดฟอนต์ภายในแถวเดียวกันไม่เท่ากัน
ความสูงของแถวจะถูกปรับให้สอดคล้องกับขนาดฟอนต์ที่ใหญ่ที่สุดในแถวนั้น
ตัวอย่าง: ใน Excel (ภาพด้านซ้าย) หากเซลล์ B8 มีขนาดฟอนต์เป็น "14"
แต่เซลล์ว่างในกรอบสีแดงมีขนาดฟอนต์เป็น "20" แล้วทำการอัปโหลดเข้าสู่ KANNA
เมื่อสร้างฟอร์มใน KANNA (ภาพด้านขวา) ความสูงของแถวจะถูกปรับตามขนาดฟอนต์ที่ใหญ่กว่า คือ "20"
(4) การจัดตำแหน่งข้อความ
หากคุณตั้งค่าตำแหน่งข้อความใน Excel เช่น "ตัดบรรทัดอัตโนมัติ (Wrap)" หรือ "ชิดขวา (Align Right)"
เมื่ออัปโหลดไฟล์ไปยัง KANNA ระบบจะใช้การตั้งค่าเดียวกันนี้กับฟอร์มใน KANNA
ไม่สามารถเปลี่ยนตำแหน่งข้อความภายใน KANNA ได้
ดังนั้นกรุณาตรวจสอบการตั้งค่าตำแหน่งข้อความใน Excel ให้เรียบร้อยก่อน
เมื่อป้อนข้อความจำนวนหนึ่งลงในเซลล์ที่ตั้งค่าไว้ให้เป็น "Wrap text" ข้อความจะตัดบรรทัดให้อัตโนมัติเพื่อแสดงข้อความทั้งหมดครบถ้วน
หากมีการกรอกข้อความจำนวนมากในเซลล์นั้น แนะนำให้ใช้การตั้งค่า "Wrap text"
*โปรดทราบว่า หากเซลล์ที่กำหนดถูกตั้งค่าให้ตัดบรรทัด (Wrap text) เซลล์อื่นที่อยู่ในแถวเดียวกันก็อาจถูกตัดบรรทัดด้วยเช่นกัน (ดูภาพในหน้าที่ 2)
(5) สีข้อความ / ตัวหนา
เช่นเดียวกับการรวมเซลล์ การจัดรูปแบบข้อความ ไม่สามารถแก้ไขได้ภายใน KANNA
ดังนั้น หากคุณต้องการให้ข้อความเป็นตัวหนา หรือมีสี กรุณาตั้งค่าเหล่านี้ให้เรียบร้อยใน Excel ก่อนอัปโหลด
ไม่สามารถใส่สีพื้นหลังในเซลล์ได้
(6) ความกว้าง / ความสูงของเซลล์
หากความกว้างหรือความสูงของเซลล์มากเกินไป หรือขนาดตัวอักษรใหญ่เกินไป
อาจทำให้ข้อความ ไม่สามารถแสดงได้ครบถ้วน
ตัวอย่าง : หากขนาดฟอนต์ของข้อความใหญ่เกินไปสำหรับขนาดเซลล์ เมื่อสร้างรายงานใน KANNA (ดูภาพหน้าที่สอง) ระบบจะแสดงได้แค่บางส่วนของคำเท่านั้น
(7) การตั้งค่าเซลล์ที่ซ่อนอยู่
เซลล์ที่ถูกซ่อนไว้ใน Excel จะ ไม่แสดงผลใน KANNA
ตัวอย่าง : หากคุณอัปโหลดไฟล์เข้าสู่ KANNA โดยที่ คอลัมน์ E ถูกซ่อนไว้ (ฝั่งขวาของหน้าจอ Excel)
คอลัมน์นั้นก็จะ ไม่แสดงผลในหน้าจอของ KANNA เช่นกัน
・หน้าจอ Excel
・หน้าจอ KANNA
คอลัมน์ E ไม่ถูกแสดง
(8) วัตถุ (Object)
อาจมีรูปร่างหรือเส้นที่ไม่ต้องการปรากฏขึ้นเมื่ออัปโหลดฟอร์ม (ภาพที่ 1)
ในกรณีนี้ อาจเกิดจากมีการตั้งค่าวัตถุไว้ในไฟล์ Excel ต้นฉบับ สามารถแก้ไขได้โดยการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ Excel ต้นฉบับโดยตรง
・วิธีตรวจสอบ/แก้ไข
8.1) เปิดไฟล์ Excel ต้นฉบับ แล้วคลิกที่เมนู "ตรวจทาน/Review"
8.2) คลิกที่ "ตรวจสอบการช่วยการเข้าถึง/Accessibility Check"
8.3) คลิกที่ "วัตถุ" ที่อยู่ใน"ข้อผิดพลาด" แล้วลบออก
คลิกที่วัตถุเพื่อเลือกวัตถุเป้าหมาย แล้วกดปุ่ม Backspace เพื่อลบ
8.4) เสร็จสิ้น
กรุณาอัปโหลดไฟล์เข้า KANNA ใหม่อีกครั้งหลังจากแก้ไขแล้ว
(9) กราฟิก
กราฟิกใน Excel ที่ใช้กราฟิกอาจไม่แสดงผลอย่างถูกต้องในรายงาน KANNA
อย่างไรก็ตาม หากคุณส่งออกไฟล์จาก KANNA Report เป็น Excel กราฟิกจะกลับมาแสดงผลอย่างถูกต้องใน Excel
ดังนั้น หากคุณต้องการให้ข้อมูลแสดงผลได้อย่างถูกต้องบนรายงานของ KANNA แนะนำให้กรอกข้อมูลลงในเซลล์โดยตรง แทนการใช้รูปภาพหรือกราฟิก
ตัวอย่าง : กรณีที่ใช้กราฟิกรวมข้อมูลบริษัทและโลโก้บริษัท
ภาพที่ 1) หน้าจอ Excel ต้นฉบับ
ภาพที่ 2) หน้าจอรายงานใน KANNA