Fitur ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi kesalahan input dengan memungkinkan integrasi antara Template Laporan (Report Templates) dan Master data integration.
Sistem ini akan secara otomatis menampilkan nilai master data yang sesuai hanya dengan memasukkan Primary key ke dalam sel di dalam laporan.
・Persiapan untuk Master data integration
・Pengisian data otomatis dengan memasukkan Primary key saat membuat Custom Report
・Tentang pembaruan (Reloading) Master data
Persiapan untuk Master data integration
Untuk menggunakan fitur Master data integration, diperlukan langkah persiapan berikut:
Setelah kedua pengaturan ini selesai, pengguna dapat secara otomatis mengisi nilai master data yang sesuai di Custom Report hanya dengan memasukkan Primary key saat input data.
1. Mendaftarkan Master data
Pilih Report Settings dari menu pengaturan.
Dari tab menu, pilih Master data, lalu klik [Register Master Data].
Seret dan jatuhkan file Excel (atau pilih file) untuk menyelesaikan pendaftaran.
Setelah pendaftaran berhasil, Master data yang terdaftar akan muncul di layar daftar.
[Aturan Pembuatan Master Data]
・Format file harus .xlsx (file Excel)
・Masukkan nama kolom di baris pertama (lihat bingkai biru pada gambar)
・Selalu masukkan Primary key unik di kolom A (lihat bingkai merah pada gambar)
・Masukkan Data item yang sesuai dengan setiap Primary key di kolom B dan seterusnya
・Gunakan hanya satu lembar (sheet) dalam file Excel
(File dengan beberapa lembar tidak dapat didaftarkan)
・Data dengan lebih dari 750 kolom tidak dapat didaftarkan
・Data yang melebihi 7.500 baris tidak dapat didaftarkan.
・Nama kolom harus bernilai unik
・Tidak boleh ada sel kosong pada baris nama kolom (baris pertama)
Bingkai Merah: Primary Key
(Saat membuat Custom Report, pengguna dapat memilih Primary key mana pun, dan nilai terkait akan otomatis diisi.)
Contoh: Ketika pengguna memilih “EQ001”, nilai “High-Pressure Washer A” dan “Factory 1” di baris yang sama akan diisi secara otomatis.
Bingkai Biru: Nama kolom yang sesuai dengan nilai di setiap kolom
2. Mendaftarkan Master data integration di pengaturan Template Laporan (Report Template)
(Menetapkan Primary key dan Data item)
Di layar pengaturan Template Laporan (Report Template), pilih sel lalu pilih Master data integration dari opsi Input Type.
Catatan: Jika beberapa sel dipilih sekaligus, Master data integration tidak dapat dikonfigurasi.
Selanjutnya, pilih Master data yang ingin Anda hubungkan dari daftar Master data list.
Tentang Penetapan Primary Key Otomatis
Ketika Anda memilih Master Data, sistem akan secara otomatis menetapkan sel (Primary key) yang digunakan untuk mengidentifikasi data secara unik.
Jika Anda ingin menetapkan Primary key lain, cukup pilih sel yang berbeda.
Catatan Operasional:
Biasanya, saat mendaftarkan item input, mengklik sel lain akan membuka layar pendaftaran (atau edit) untuk item input tersebut.
Namun, saat terhubung ke Master data, mengklik sel lain saat tautan aktif tidak akan beralih ke mode input, melainkan mengganti sel yang ditetapkan sebagai Primary key.
Untuk membatalkan pendaftaran tautan Master data, pilih jenis input lain atau klik [Membatalkan].
Apa itu Primary Key?
Primary key adalah sel yang digunakan sebagai referensi untuk mengidentifikasi data tertentu saat membuat Custom Report.
Sebagai contoh, jika Anda menetapkan nilai unik seperti Work ID atau Employee Number sebagai Primary key, Anda dapat membuat laporan atau memilih opsi input berdasarkan nilai tersebut.
Saat membuat laporan, Anda akan memilih nilai menggunakan sel yang telah didaftarkan sebagai Primary key.
Hal ini memastikan bahwa data yang benar diambil dan ditampilkan di laporan.
Tentang Penetapan Data Item
Selanjutnya, daftarkan Data item di bagian Assign Data Item dalam Set up assignment.
[Cara Menggunakan Data Item Assignment Settings]
Pilih sel tempat Anda ingin menampilkan Data item.
Ketika Anda memilih sel, dialog akan muncul — pilih nama item yang diinginkan dari daftar Master data list.
Sel yang telah diberikan Data item juga dapat dilihat dalam daftar di panel sisi kanan layar.
Selain itu, Data item juga dapat ditetapkan ke kolom input pada lembar (sheet) lain.
Setelah selesai menetapkan Data item, klik tombol [Finish setup].
Terakhir, klik [Simpan] untuk menyelesaikan pengaturan.
3. Pengisian Data Otomatis dengan Input Primary Key Saat Membuat Laporan
Saat membuat Custom Report, pengguna dapat memilih Primary key untuk secara otomatis mengisi Data item yang terkait dengan kunci tersebut.
Sel tempat Primary key dan Data item terdaftar dapat dilihat langsung dari laporan.
Ketika Anda memilih Primary key, Data item akan otomatis diisi.
Pengaturan Master data integration dan operasi dalam laporan kini telah selesai.
Pembaruan (Reloading) Master Data
Ketika nilai dalam Master data diperbarui, Anda dapat memuat ulang (refresh) data yang telah terdaftar untuk menerapkan perubahan terbaru.
Catatan tentang Pembaruan (Reloading) Master Data
Pembaruan Master data hanya efektif ketika ada perubahan nilai.
Harap perhatikan hal-hal berikut saat memuat ulang data:
Catatan saat Reload Master Data:
・Hanya pembaruan nilai yang diizinkan (lihat bingkai biru pada gambar)
・Jangan ubah nama kolom (lihat bingkai merah pada gambar)
・Jangan tambahkan atau hapus kolom
・Gunakan hanya satu lembar (sheet) dalam file Excel
(File dengan beberapa lembar tidak dapat didaftarkan)
[Perilaku Ketika Master Data Lama Sudah Digunakan dalam Laporan]
Jika laporan sudah berisi data yang berasal dari Master data sebelumnya, data yang diperbarui tidak akan diterapkan secara otomatis.
Untuk menerapkan Master data terbaru, buka laporan dalam mode Edit dan pilih kembali Primary key.