ฟีเจอร์การขออนุมัติ

1: ภาพรวมของฟีเจอร์การอนุมัติ (ฟีเจอร์อนุมัติแบบฟอร์ม)

2: ขั้นตอนการยื่นขอ (การดำเนินการโดยผู้ยื่นคำขอ)

3: ขั้นตอนการอนุมัติ (การดำเนินการโดยผู้อนุมัติ)

4: เกี่ยวกับสถานะของการอนุมัติ

5: เกี่ยวกับการตั้งค่าการแจ้งเตือน

6: ข้อจำกัดในการแก้ไข/ลบ ระหว่างกระบวนการอนุมัติ

1: ภาพรวมของฟีเจอร์การอนุมัติ (Approval Flow)

Approval Flow คืออะไร?
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถขออนุมัติเอกสารหรือรายงานต่างๆ จากหัวหน้างานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้แบบเป็นลำดับขั้น
ตั้งแต่ขั้นตอนการยื่นคำขอไปจนถึงการอนุมัติ สามารถจัดการทั้งหมดได้ภายในระบบเดียว ช่วยลดความเสี่ยงในการพลาดการตรวจสอบหรือยืนยันข้อมูลต่างๆ

รายการที่สามารถใช้กับฟีเจอร์การอนุมัติได้

・“เอกสาร” บน KANNA Project
・“แบบฟอร์ม” บน KANNA Report

2: ขั้นตอนการยื่นขออนุมัติ (การดำเนินการโดยผู้ยื่นคำขอ)

2-1: การยื่นเอกสารเพื่อขออนุมัติ

คุณสามารถยื่นเอกสารเพื่อขออนุมัติได้จากหน้ารายละเอียดของเอกสารนั้น

2-2: การยื่นรายงานเพื่อขออนุมัติ

คุณสามารถยื่นรายงานเพื่อขออนุมัติได้จากหน้ารายละเอียดของรายงานนั้น

2-3: การกรอกข้อมูลสำหรับยื่นขออนุมัติ

ในการยื่นขออนุมัติ กรุณากรอกข้อมูลในช่องที่ระบุไว้ด้านล่างให้ครบถ้วน แล้วกดส่ง

ชื่อคำขอ (Application Name)：

กรุณาระบุชื่อที่ผู้อนุมัติสามารถเข้าใจได้ง่าย เช่น ชื่อเอกสารหรือชื่อรายงาน

ผู้อนุมัติ (Approver)：

เลือกผู้ที่คุณต้องการให้อนุมัติ โดยปกติระบบจะเลือกผู้จัดการโปรเจกต์ไว้ให้โดยอัตโนมัติ
หากไม่ต้องการสามารถเอาเครื่องหมายถูกออกได้

เงื่อนไข (Conditions)：
ตั้งค่าเงื่อนไขในการไปยังขั้นตอนอนุมัติถัดไป โดยเลือกได้ระหว่าง
“ผู้อนุมัติทั้งหมด (All Approvers)” หรือ “ผู้ใดผู้หนึ่งก็ได้ (One-person Approver)”
เมื่อเงื่อนไขที่ตั้งไว้เป็นไปตามนั้นแล้ว คุณสามารถเลือกสิ้นสุดการอนุมัติหรือเลือกผู้อนุมัติถัดไปได้

ความคิดเห็น (Comment)：
สามารถกรอกความคิดเห็นเพิ่มเติมได้ (ไม่จำเป็นต้องกรอก)

2-4: การยกเลิกคำขออนุมัติ

ก่อนที่การอนุมัติขั้นสุดท้ายจะเสร็จสิ้น ผู้ยื่นคำขอสามารถทำการยกเลิกคำขออนุมัติได้
แต่หลังจากได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว จะสามารถยกเลิกได้โดยผู้อนุมัติคนสุดท้ายเท่านั้น

2-5: กรณีที่คำขอถูกส่งกลับ
หากคำขออนุมัติถูกส่งกลับ คุณจำเป็นต้องแก้ไขเอกสารหรือรายงาน และดำเนินการยื่นคำขอใหม่อีกครั้ง

3: ขั้นตอนการอนุมัติ (การดำเนินการโดยผู้อนุมัติ)

3-1: หน้าจอรายการคำขออนุมัติ
ในหน้าจอรายการคำขออนุมัติ คุณสามารถจัดการทั้งคำขอที่คุณเป็นผู้ยื่น และคำขอที่คุณเป็นผู้อนุมัติได้
โดยการเลือก [คำขอที่ต้องดำเนินการ] คุณจะสามารถกรองเฉพาะคำขอที่คุณต้องตอบกลับได้



3-2: การอนุมัติคำขอ
คุณสามารถอนุมัติคำขอได้จากหน้ารายละเอียดของคำขอนั้น
โปรดตรวจสอบเนื้อหาให้เรียบร้อยก่อน แล้วกดปุ่ม "อนุมัติ"



3-3: เมื่อเงื่อนไขการอนุมัติครบถ้วน
เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ (เช่น “ผู้อนุมัติทั้งหมด” หรือ “ผู้ใดผู้หนึ่งก็ได้”)
คุณสามารถเลือกดำเนินการได้ดังนี้:

・ทำเครื่องหมายว่าเป็นการอนุมัติขั้นสุดท้าย
การดำเนินการนี้จะถือว่ากระบวนการอนุมัติเสร็จสมบูรณ์แล้ว


・ระบุผู้อนุมัติถัดไป
คุณสามารถกำหนดผู้อนุมัติคนถัดไปได้ พร้อมทั้งตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติ
ผู้อนุมัติสามารถเลือกจากสมาชิกที่ไม่ใช่ผู้จัดการโปรเจกต์ได้
หมายเหตุ: จำกัดเฉพาะสมาชิกที่อยู่ในบริษัทเดียวกับผู้ยื่นคำขอเท่านั้น

3-4: การส่งคำขอกลับ

หากคำขอที่ส่งมายังมีปัญหาหรือข้อมูลไม่ครบถ้วน คุณสามารถส่งคำขอนั้นกลับไปให้ผู้ยื่นแก้ไขได้

4: เกี่ยวกับสถานะของการอนุมัติ (About Approval Statuses)

รอดำเนินการ (Pending)：

ผู้ยื่นคำขอได้ส่งคำขออนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย

ถูกส่งกลับ (Returned)：

คำขอถูกส่งกลับโดยผู้อนุมัติ

อนุมัติขั้นสุดท้าย (Approved Final)：

คำขอได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายเรียบร้อยแล้ว

ยกเลิก (Canceled)：

คำขอถูกยกเลิกโดยผู้ยื่นคำขอหรือผู้อนุมัติ

โมฆะ (Void)：

คำขอกลายเป็นโมฆะ เนื่องจากโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องถูกลบออกไป

5: เกี่ยวกับการตั้งค่าการแจ้งเตือน

เมื่อมีการได้รับคำขออนุมัติ：

(ผู้อนุมัติ) จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการมอบหมายคำขออนุมัติให้กับคุณ

เมื่อคำขอถูกส่งกลับ：

(ผู้ยื่นคำขอ) จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อคำขอของคุณถูกส่งกลับ

(ผู้อนุมัติ) ผู้อนุมัติทุกคน ยกเว้น ผู้ที่เป็นคนส่งกลับ จะได้รับการแจ้งเตือน

เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย：

(ผู้ยื่นคำขอ) จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อคำขอของคุณได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย

(ผู้อนุมัติ) ผู้อนุมัติทุกคน ยกเว้น ผู้ที่เป็นคนอนุมัติขั้นสุดท้าย จะได้รับการแจ้งเตือน

6: ข้อจำกัดในการแก้ไข/ลบ ระหว่างกระบวนการอนุมัติ

ในระหว่างที่คำขออนุมัติกำลังดำเนินการอยู่ จะไม่สามารถดำเนินการดังต่อไปนี้ได้:

・แก้ไขรายงานแบบกำหนดเอง (แบบฟอร์ม)

・ย้ายรายงานแบบกำหนดเองไปยังโฟลเดอร์อื่น

・เปลี่ยนเวอร์ชันของเอกสาร

・เปลี่ยนชื่อเอกสาร ย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น หรือ แก้ไขคอมเมนต์

・ลบรายงานแบบกำหนดเองหรือเอกสาร

อย่างไรก็ตาม หากคำขอถูกส่งกลับ ผู้ยื่นคำขอสามารถแก้ไขรายงานหรืออัปเดตเอกสารได้

วิธีการลบรายงานหรือเอกสารที่อยู่ระหว่างการอนุมัติหรือได้รับการอนุมัติแล้ว:

・หากคำขออยู่ระหว่างดำเนินการ:
ผู้ยื่นคำขอจะต้องยกเลิกคำขออนุมัติก่อน จึงจะสามารถลบได้

・หากคำขอได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว:
ผู้อนุมัติคนสุดท้ายจะต้องยกเลิกคำขออนุมัติก่อน จึงจะสามารถลบได้