メンバー情報に部署情報を登録すると、案件担当を追加する際に、部署で絞り込んでメンバーを選べるようになります。これにより希望するメンバーを効率よく追加できます。
※部署管理機能は契約プランによって機能付与が異なります。新たに部署管理機能を利用されたい場合は担当までご連絡ください。
・部署情報のインポート
・登録済みの部署情報の確認
・部署情報の変更・更新
部署情報のインポート
部署情報は「インポート」にて登録が可能です。
部署情報をインポートするには、「メンバー管理画面」から[部署管理]を選択してください。
１：テンプレートのダウンロード
はじめて登録するユーザーは「部署管理画面」の[インポート]タブを選択し、「Excelテンプレートのダウンロード」にある新規テンプレートをダウンロードしてください。
2：Excelテンプレートの入力
Excelテンプレートは、以下３つのシートから構成されています。
・部署設定シート
・役職設定シート
・メンバー所属シート
2-1:部署設定シート
部署設定シートでは以下の項目を入力します
[部署コード]
部署を一意に特定する任意のコードを入力します
[親部署コード]
部署が階層構造になっている場合、[親部署コード]欄には親の部署コードを入力します。
未入力の場合は最上位の部署と認識されます。
[部署名]
部署名を入力します
[削除指定]
削除するデータは半角の１を入力し、削除しないものには半角の0を入力します
2-2:役職設定シート
役職設定シートでは以下の項目を入力します
[役職名]
役職名を入力します
[削除指定]
削除するデータは半角の1を入力し、削除しないものには半角の0を入力します
2-3:メンバー所属設定シート
メンバー所属設定シートでは以下の項目を入力します
[email]
KANNAに登録済みのメールアドレスを入力します
[所属先部署コード]
メンバーが所属する部署のコードを入力します
[役職名]
メンバーの役職を入力します。役職がない場合は未入力で構いません。
[削除指定]
削除するデータは半角の1を入力し、削除しないものには半角の0を入力します
3：部署情報のインポート
「ファイルを選択」から、入力済みのExcelテンプレートファイルを選択し、「登録前の確認事項」をチェックの上、[登録する]ボタンを押してください。
インポート処理後の状態は「履歴一覧」で確認できます。
登録済みの部署情報の確認
インポートした部署情報は、［登録内容の確認］タブから確認できます。
確認用のExcelファイルをダウンロードしてご確認ください。
確認用Excelファイルは、以下2つのシートから構成されています。
・部署情報シート
・メンバー所属情報シート
部署情報シート
登録した部署情報を、階層構成に沿った一覧で見ることができます。
メンバー所属情報シート
部署の階層構成とあわせて、役職やメンバーの名前も確認できます。
部署情報の変更・更新
部署情報やメンバーの所属情報に変更があった場合は、既存データを編集することで、効率的に登録情報を更新できます。
1:既存データのエクスポート
「部署管理」画面の「インポート」タブにある「Excelテンプレートのダウンロード」の「既存データをエクスポート」から既存のデータをエクスポートしてください。
2:入力内容の追加、削除、変更
新しく内容を追加する：
エクスポートしたExcelデータに新しい行で内容を追加してください
登録済みの情報を削除する：
登録済みのデータの[削除指定]に半角の1を入力してください
登録済みの内容を変更する：
登録済みのデータはそのまま変更できません。
変更したい場合は、元のデータに半角の「1」で削除指定を行い、新しい内容をあらためて登録してください。
例：
登録済みの「札幌_協力会社」（6行目）を「札幌_パートナー企業」に変更したい場合、6行目の削除指定に「1」を入力し、7行目に新たに行を追加します。
部署情報をインポートした後は、案件へ担当者を追加する際に部署情報でメンバーを絞り込むことができます。詳しくはこちらをご確認ください。